Cómo preparar propuestas profesionales para programas agrícolas
por Dr. Harold Crawford, Ph.D y Aurelio Curbelo, B.A., M.S.
Department of Agricultural Education and Studies
Iowa State University
Especial para Agrotemas
Cada año, agencias gubernamentales y privadas proveen fondos para la creación de programas dirigidos a desarrollar la educación y promover el estudio científico en la agricultura. Estos fondos son altamente utilizados por la mayoría de las universidades en el mundo para mantener activas sus investigaciones y establecer programas educativos que beneficien a la sociedad.
El escribir propuestas para obtener recursos externos se ha convertido en el juego número uno entre profesionales que buscan financiar sus proyectos agrocientíficos.Hoy día sólo se requiere que las personas entiendan los requisitos de las agencias y desarrollen la habilidad para escribir una buena propuesta. El propósito de este artículo es ofrecerle información básica sobre cómo elaborar una propuesta profesional para establecer proyectos innovadores dirigida hacia las agencias nacionales e internacionales que ofrecen recursos financieros para el desarrollo de nuevos programas agrícolas.
¿Qué es una propuesta?
Lo primero que usted debe entender es que una propuesta es una explicación o idea escrita de un proyecto que aún no ha sido desarrollado. En otras palabras, una propuesta es una oferta de un vendedor a un posible comprador. La propuesta es un método que lleva los términos de un acuerdo entre la directiva, un proyecto y la agencia financiera de preferencia. Al momento en que la propuesta es aceptada, se crea una relación legal entre ambos grupos que garantiza el desarrollo del proyecto sugerido.
Las propuestas pueden variar en su tamaño. Desde una página hasta cientos de páginas con especificaciones altamente detalladas. El documento solicitado por las agencias es escrito y enviado siguiendo una serie de instrucciones. Estas instrucciones son conocidas en el idioma inglés como Request for Proposals o por su acrónimo RFPs'.
En el idioma español le llamaremos Aplicación para Propuestas. Además, las agencias financieras requieren que las aplicaciones sean acompañadas por una serie de documentos adicionales que requieren pronta acción, firmas, copias, ensamblaje, y envío a tiempo para que sean aceptadas exitosamente. Asegúrese de obtener esta información adicional y recuerde que al igual que las aplicaciones son ofrecidas libre de costo en la Internet.
¿Cuál es el propósito de la propuesta?
El propósito de la propuesta es convencer a las agencias que su inversión en el proyecto les beneficiará grandemente. Existen dos tipos generales de propuestas: la solicitada y la no-solicitada. En la propuesta solicitada un grupo de personas responden a los requerimientos anunciados en notificaciones escritas o por medio de instrucciones establecidas por las agencias en las aplicaciones.
En cambio, la propuesta no-solicitada es creada únicamente por el desarrollador de un proyecto en busca de fondos externos para su proyecto personal y sin la ayuda de un grupo de personas. Ambas formas pueden ser utilizadas para obtener fondos de agencias de gobierno, donantes, fundaciones privadas, industrias, o hasta de tu propio jefe.
Las propuestas pueden ser escritas en varios capítulos, en forma de una carta, en un memorandum, o completando unos requisitos. Recuerde que las propuestas son un proceso de comunicación, no importa el estilo que usted utilice al escribir, siempre y cuando las ideas sean organizadas de acuerdo con las especificaciones ofrecidas por la agencia donante. Por favor, lea detenida y repetidamente las instrucciones provistas por las agencias para evitar posibles errores al final del proyecto.
¿Qué es una propuesta exitosa?
Una propuesta exitosa es aquella que transfiere información, convence a los lectores, produce una información superior, y gana la concesión financiera. Para escribir una propuesta exitosa el desarrollador debe de responder a las necesidades expresadas por la agencia, institución, o donante. Esta debe de ser dirigida a los diferentes tipos de lectores que la evaluarán y decidirán sobre sus posibilidades. Recuerde que estos documentos serán evaluados por un ocupado grupo de personas que tienen que leer un gran número de propuestas. Por lo tanto, es muy importante el considerar escribir las partes de la propuesta brevemente, claramente, y lo más resumido posible.
¿Qué tipo de vocabulario se debe utilizar al escribir una propuesta?
Utilice términos que sean familiares para los lectores y evite usar palabras sofisticadas para explicar su proyecto. Analice el vocabulario provisto en las aplicaciones de las agencias como referencia y aplique un estilo similar al escribir.
Es muy importante que la evidencia e información presentada en la propuesta sea válida y pueda ser corroborada por los evaluadores. No incluya datos sin referencias legítimas y organícelas alfabeticamente al final del documento. Explique en la propuesta cómo su participación aportará a que el programa agrícola sea especial. Describa los beneficios específicos a su cliente o agencia financiera y mencione nuevamente cómo su inversión en el proyecto les beneficiará.
Los componentes de una propuesta básica son:
1. Carta Informativa: Va dirigida a una persona o un grupo en particular dentro de la agencia financiera. La información escrita enfatiza un beneficio en específico o una característica especial en su propuesta. Finalmente, concluya con una promesa de llamar y proveer información adicional para contactos futuros con el desarrollador.
2. Tabla de Contenido/Lista de Ilustraciones: Las direcciones deben ser exactas y redactadas profesionalmente. Debe incluir capítulos, títulos, subtítulos, tablas, figuras, y demostrar al lector la página correcta donde se encuentra la información libre de errores ortográficos.
3. Resumen Ejecutivo: Describe el plan de organización para el programa y demuestra posibles resultados exitososamente. Es recomendable que el resumen sea escrito por el autor utilizando una sola página con un estilo simple de escritura. Además, mencione los mayores beneficios de la propuesta teniendo en mente que es un documento escrito para que personas tomen decisiones. Explique nuevamente por qué usted es la persona adecuada para el proyecto.
4. Introducción: Incluya el propósito de su proyecto en subtítulos y establezca la razón por la cual usted está escribiendo la propuesta. Proveea una introducción al problema al cual usted está respondiendo y establezca la necesidad de su proyecto para resolverlo. Describa resumidamente la importancia de las actividades sugeridas para el programa y provea información sobre las secciones incluidas en el documento. En resumen, escriba la introducción brevemente en no más de cinco páginas.
5. Secciones Técnicas: En estas secciones describa qué, por qué, y cómo usted va a realizar el proyecto. Dirija las secciones principales específicamente siguiendo las instrucciones sugeridas o requeridas en las solicitudes. Explique qué es lo que usted va a hacer para resolver las necesidades y los problemas referidos por las agencias. Recuerde mencionar lo que usted va a hacer para responder a las necesidades de sus clientes y cómo resolverá sus problemas. Utilice tablas para organizar la información y provea gráficas estadísticas si son necesarias. Es altamante sugerido el incluir ilustraciones que añadan color al documento y llamen la atención de los evaluadores.
6. Secciones de Manejo: Explique cuándo, dónde, y quién estará a cargo del manejo del programa una vez éste sea aprobado. Describa una agenda de responsbilidades y enfatice las características especiales de su equipo de trabajo para realizar el proyecto. Enfóquese en equipos especiales, departamentos, y proyectos pasados. Incluya resúmenes de las personas que estarán involucrados en el programa. Esta información debe de ser escrita utilizando el mismo formato que el resto de la propuesta. Designe responsabilidades de acuerdo a las experiencias de las personas y divida su aportación en porcentajes utilizando una tabla.
7. Sección de Costos: En esta sección de la propuesta ordene los costos en una forma tabular y enfatice el valor de estos. Sea claro sobre el costo total del programa y no incluya centavos en los costos. Utilice los documentos provistos por las agencias para presentar el presupuesto del programa.
8. Conclusión: Separe con un título aparte y provea un resumen del proyecto y su trabajo. Enfatice el propósito de la propuesta, su punto de venta y asegúrele a su agencia agrícola que usted está comprometido a trabajar en equipo con sus colegas. Demuestre una gran motivación por su proyecto y cierre su argumento con una nota de agradecimiento.
9. Apéndice: Incluya aquí los resúmenes de las personas involucradas en el desarrollo del proyecto. Usualmente, esta sección contiene documentos tales como: cartas de compromiso, presupuestos, y algún otro documento requerido por la agencia..
¿Dónde puede conseguir ayuda financiera para su proyecto agrícola?
Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (USDA/CSREES)
Documentos Adicionales (USDA/CSREES)
Fundación Nacional para la Ciencia (NSF)
Petición de Propuestas (NSF)
Grants.gov
Catálogo Federal de Asistencia Doméstica (Grants.gov)
El Banco Mundial
Sugerencias para una propuesta exitosa:
1. Debe de ser una persona innovadora. Si usted no puede pensar en nada nuevo, haga algo
inesperado y sea creativo.
2. Investigue. Haga su asignación, escriba lo que usted necesita para realizar el proyecto. Lea información sobre su área de estudio. Marque los pasos y detalle los materiales necesarios para el proceso.
3. Desarrolle un equipo. Provea un ambiente de confianza que facilite la aportación profesional de su equipo en el proyecto. Establezca una buena relacion entre universidades, departamentos y escuelas. Designe un comité de sugerencias con personas relacionadas a su área de estudio para comenzar la promoción del programa.
4. Busque la agencia financiera correcta para su proyecto. Conozca los intereses de las agencias, su cultura y estilo. Envíe las solicitudes de su propuesta a más de una agencia y manténgase informado sobre el proceso de evaluación.
5. Utilice el teléfono. Llame a las personas encargadas de recibir su propuesta, explíquele su proyecto, y prepare preguntas específicas. Tome seriamente las sugerencias de la agencia y recuerde de ejercitar su mejor opinión.
6. Manténgase informado sobre las fechas de envío y asegúrese de enviar la información a tiempo. Se recomienda que la propuesta esté lista para su envío por lo menos una semana antes de la fecha final establecida por la agencia. El envío de materiales por correo debe de ser asegurado y confirmado por las agencias para su referencia.
7. Si utiliza la Internet para enviar los documentos asegúrese de utilizar un canal fiable e incluya una carta explicando sus intenciones. Al enviar los documentos asegúrese que la información sea recibida por la agencia y recuerde pedir confirmación.
Por último, recuerde que las propuestas son aceptadas con el propósito de beneficiar a la población en general y bajo ninguna circunstancia éstas pueden ser utilizadas por las personas para enriquecimiento personal. Preguntas o comentarios sobre cómo preparar una propuesta exitosa envíe su mensaje a: acurbelo@iastate.edu